Informatii legale

Politica de confidentialitate

SVENNIS CLOUD SOLUTIONS SRL, cu sediul in Str. Frunzisului 91A, Cluj-Napoca, judetul Cluj, CUI 29108532, prelucreaza date cu caracter personal in doua calitati diferite. Distinctia conteaza, pentru ca de ea depind drepturile dumneavoastra si cui i le adresati.

Pentru orice solicitare ne puteti scrie la gdpr@cabinetdemo.ro.

Cand suntem operator

Suntem operator pentru datele pe care ni le trimiteti despre dumneavoastra: numele, adresa de email, numarul de telefon si continutul mesajului transmis prin formularul de contact, precum si datele de identificare ale firmei pe care o reprezentati.

Le folosim pentru a raspunde solicitarii, in temeiul consimtamantului exprimat prin bifarea casutei din formular, si pentru a incheia si executa contractul de prestari servicii, in temeiul executarii contractului.

Cand suntem imputerniciti, nu operator

Documentele pe care ni le predati contin, de regula, date ale angajatilor dumneavoastra, ale administratorilor si ale partenerilor de afaceri. Pentru acestea, dumneavoastra sunteti operatorul si noi suntem persoana imputernicita de operator: le prelucram in numele dumneavoastra si pe baza instructiunilor dumneavoastra, potrivit art. 4 pct. 7 si 8 din Regulamentul (UE) 2016/679.

Prelucrarea se face in baza contractului dintre noi, care stabileste obiectul, durata, natura si scopul prelucrarii, tipul de date si categoriile de persoane vizate, potrivit art. 28 alin. (3) din Regulament.

Pentru primirea si pastrarea documentelor folosim o platforma pusa la dispozitie de furnizorul nostru de servicii informatice, care devine astfel sub-imputernicit. Recurgem la el cu autorizarea dumneavoastra, potrivit art. 28 alin. (2), iar aceleasi obligatii de protectie a datelor ii sunt transferate prin contract, potrivit art. 28 alin. (4). Ramanem raspunzatori fata de dumneavoastra pentru indeplinirea lor.

Practic, asta inseamna ca o cerere privind datele angajatilor dumneavoastra ne-o adresati ca operator al lor, iar noi o executam. Nu decidem singuri ce se intampla cu aceste date.

Obligatiile noastre de prevenire a spalarii banilor

Cabinetele de contabilitate sunt entitati raportoare potrivit art. 5 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 129/2019. Aceasta ne impune obligatii pe care nu le putem inlatura la cererea dumneavoastra.

Aplicam masuri de cunoastere a clientelei inainte de inceperea relatiei de afaceri: va identificam, identificam beneficiarul real si evaluam scopul relatiei (art. 11).
Pastram documentele si evidentele obtinute astfel 5 ani de la incetarea relatiei de afaceri, iar la expirarea termenului le stergem, cu exceptia cazurilor in care alte dispozitii legale ne obliga sa le pastram (art. 21).
Daca avem motive sa suspectam spalare de bani sau finantare a terorismului, transmitem un raport Oficiului National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor (art. 6). Legea ne interzice sa va informam despre un astfel de raport.

Termenul de 5 ani se calculeaza de la incetarea relatiei, spre deosebire de termenele contabile, care curg de la incheierea exercitiului financiar.

Codul numeric personal

Prelucram CNP-ul acolo unde este necesar pentru declaratii si pentru imputernicirea de reprezentare in fata autoritatilor fiscale. Legea nr. 190/2018, art. 4, cere garantii specifice pentru astfel de prelucrari: masuri tehnice si organizatorice adecvate, un responsabil cu protectia datelor, termene de stocare stabilite si instruirea periodica a persoanelor care prelucreaza datele. Responsabilul nostru poate fi contactat la gdpr@cabinetdemo.ro.

Cat pastram datele

Mesajele primite prin formular se pastreaza atat cat este necesar pentru a raspunde si pentru evidenta corespondentei.

Documentele contabile si actele aferente se pastreaza pe durata prevazuta de legislatia contabila si fiscala in vigoare, care difera in functie de tipul documentului. Evidentele de cunoastere a clientelei se pastreaza 5 ani de la incetarea relatiei, potrivit legii mentionate mai sus.

Drepturile dumneavoastra

dreptul de acces la datele pe care le detinem despre dumneavoastra;
dreptul de rectificare a datelor inexacte;
dreptul la restrictionarea prelucrarii;
dreptul la portabilitatea datelor;
dreptul la opozitie;
dreptul de stergere si dreptul de a va retrage consimtamantul, fara ca retragerea sa afecteze prelucrarile efectuate anterior.

Doua limite reale. Dreptul de stergere si dreptul la opozitie nu se aplica atunci cand pastrarea ne este impusa de lege — cazul documentelor contabile si al evidentelor de cunoastere a clientelei. Iar pentru datele pe care le prelucram ca imputerniciti, cererea se adreseaza operatorului, adica firmei careia ii apartin datele; noi o executam la instructiunile lui.

Va puteti exercita drepturile scriind la gdpr@cabinetdemo.ro. Daca nu sunteti multumit de raspuns, aveti dreptul de a depune plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Securitate

Documentele trimise prin platforma sunt transmise si stocate in forma criptata, iar accesul este separat pentru fiecare cabinet si pentru fiecare client. Datele din formularul de contact ajung direct la noi.

Temeiurile legale citate

Cookies

Folosirea cookie-urilor este descrisa separat in politica de cookies.